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Titel
Text copied to clipboard!Stellvertretender Stadtschreiber
Beschreibung
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Wir suchen einen engagierten Stellvertretenden Stadtschreiber, der unser Verwaltungsteam bei der Organisation, Dokumentation und Umsetzung städtischer Verwaltungsaufgaben unterstützt. In dieser verantwortungsvollen Position arbeiten Sie eng mit dem Stadtschreiber und anderen Verwaltungsmitarbeitern zusammen, um einen reibungslosen Ablauf aller bürokratischen Prozesse sicherzustellen. Zu Ihren Aufgaben gehören die Bearbeitung von Anträgen, die Verwaltung von Akten und Dokumenten, die Protokollführung bei Sitzungen sowie die Kommunikation mit Bürgern und anderen Behörden. Sie sind ein wichtiger Ansprechpartner für interne und externe Anliegen und tragen dazu bei, dass die Stadtverwaltung effizient und transparent arbeitet.
Als Stellvertretender Stadtschreiber sind Sie für die Vorbereitung und Nachbereitung von Stadtratssitzungen verantwortlich, unterstützen bei der Erstellung von Berichten und Statistiken und helfen bei der Umsetzung von Beschlüssen. Sie sorgen für die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und Fristen, koordinieren Termine und unterstützen bei der Organisation von Veranstaltungen und Bürgerbeteiligungen. Ihre sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise trägt dazu bei, dass alle Verwaltungsprozesse nachvollziehbar dokumentiert und archiviert werden.
Sie bringen idealerweise eine abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich oder eine vergleichbare Qualifikation mit und verfügen über Erfahrung in der öffentlichen Verwaltung. Organisationstalent, Kommunikationsstärke und Diskretion zeichnen Sie aus. Sie sind sicher im Umgang mit gängiger Bürosoftware und haben Freude an der Arbeit im Team. Wenn Sie eine verantwortungsvolle Aufgabe in einer modernen Stadtverwaltung suchen und einen Beitrag zum Gemeinwohl leisten möchten, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Verantwortlichkeiten
Text copied to clipboard!- Unterstützung des Stadtschreibers bei administrativen Aufgaben
- Bearbeitung und Verwaltung von Anträgen und Dokumenten
- Protokollführung bei Sitzungen und Versammlungen
- Kommunikation mit Bürgern, Behörden und anderen Institutionen
- Vorbereitung und Nachbereitung von Stadtratssitzungen
- Erstellung von Berichten, Statistiken und Auswertungen
- Überwachung von Fristen und Einhaltung gesetzlicher Vorgaben
- Organisation und Koordination von Terminen und Veranstaltungen
- Pflege und Archivierung von Akten und Unterlagen
- Mitarbeit bei der Umsetzung von Beschlüssen und Projekten
Anforderungen
Text copied to clipboard!- Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich oder vergleichbare Qualifikation
- Erfahrung in der öffentlichen Verwaltung von Vorteil
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Sicherer Umgang mit MS Office und Verwaltungssoftware
- Organisationstalent und strukturierte Arbeitsweise
- Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit
- Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
- Belastbarkeit und Flexibilität
- Serviceorientierung und Bürgernähe
- Bereitschaft zur Weiterbildung
Potenzielle Interviewfragen
Text copied to clipboard!- Welche Erfahrungen haben Sie in der öffentlichen Verwaltung gesammelt?
- Wie gehen Sie mit vertraulichen Informationen um?
- Beschreiben Sie Ihre Arbeitsweise bei der Organisation von Dokumenten.
- Wie reagieren Sie auf kurzfristige Änderungen oder neue Aufgaben?
- Welche Kenntnisse haben Sie im Umgang mit Verwaltungssoftware?
- Wie stellen Sie eine gute Kommunikation mit Bürgern sicher?
- Warum möchten Sie als Stellvertretender Stadtschreiber arbeiten?
- Wie gehen Sie mit Stresssituationen um?
- Welche Weiterbildungen haben Sie bereits absolviert?
- Wie würden Sie zur Verbesserung der Verwaltungsprozesse beitragen?
